Księgowanie kredytu w firmie – KPiR i pełna księgowość
Kredyt nie jest przychodem, a jego spłata nie jest kosztem – ale odsetki, prowizje i sam dług muszą trafić do ewidencji. Pokazujemy, jak to wygląda w książce przychodów i rozchodów oraz w księgach rachunkowych.
Opracowanie: redakcja Finaxio · Aktualizacja:
Krótka odpowiedź
Wpływ pieniędzy z kredytu nie jest przychodem, a spłata kapitału nie jest kosztem – to tylko zmiana stanu długu. Do kosztów trafiają odsetki (po zapłacie) i opłaty bankowe. W pełnej księgowości kredyt to zobowiązanie finansowe, które na dzień bilansowy dzieli się na część spłacaną w ciągu 12 miesięcy i część długoterminową.
Kredyt w rachunku podatkowym: trzy zasady
Księgowanie kredytu opiera się na trzech regułach, wspólnych dla podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) i od osób fizycznych (PIT):
- Wypłata kredytu nie jest przychodem Ustawy o CIT i PIT wyłączają otrzymane kredyty (pożyczki) z przychodów – przychodem może być dopiero kredyt umorzony.
- Spłata kapitału nie jest kosztem Z kosztów wyłączone są spłaty kredytów, z wyjątkiem odsetek skapitalizowanych (art. 16 ust. 1 pkt 10 lit. a CIT, art. 23 ust. 1 pkt 8 lit. a PIT).
- Odsetki są kosztem po zapłacie Odsetki naliczone, ale niezapłacone, nie są kosztem (art. 16 ust. 1 pkt 11 CIT, art. 23 ust. 1 pkt 32 PIT).
Kosztem są natomiast wydatki sfinansowane kredytem – zakup towaru, usług, wynagrodzenia albo amortyzacja maszyny – według zasad właściwych dla danego wydatku. Szczegóły dotyczące odsetek, kredytu inwestycyjnego i limitu finansowania dłużnego opisuje artykuł o tym, kiedy odsetki od kredytu w kosztach firmy zmniejszają podatek.
Kredyt w książce przychodów i rozchodów
Przedsiębiorca prowadzący książkę przychodów i rozchodów (KPiR) nie wpisuje do niej ani wpływu kredytu, ani spłaty kapitału. Ewidencjonuje tylko to, co jest kosztem:
- odsetki – w dniu zapłaty, na podstawie wyciągu bankowego, w kolumnie pozostałych wydatków;
- prowizję i opłaty bankowe – zwykle w dniu pobrania, na podstawie wyciągu lub noty banku;
- odsetki od kredytu inwestycyjnego naliczone do dnia oddania środka trwałego do używania – nie bezpośrednio do KPiR, tylko do wartości początkowej w ewidencji środków trwałych, a potem przez amortyzację.
Dla porządku warto prowadzić poza KPiR prostą ewidencję zadłużenia: umowę, harmonogram spłaty i saldo kredytu. Przyda się przy wniosku o kolejny kredyt, bo bank zapyta o aktualne zobowiązania.
Szukasz kredytu dla firmy?
Opisz cel i kwotę – odpowiedzą partnerzy z opublikowanej listy.
Kredyt w pełnej księgowości
W księgach rachunkowych kredyt jest zobowiązaniem finansowym. Typowe zapisy w planie kont, który jednostka ustala w swojej polityce rachunkowości:
| Operacja | Konto Wn | Konto Ma |
|---|---|---|
| Wypłata kredytu na rachunek firmy | rachunek bankowy | kredyty bankowe |
| Spłata raty kapitałowej | kredyty bankowe | rachunek bankowy |
| Naliczenie odsetek za okres | koszty finansowe | kredyty bankowe lub rozrachunki z bankiem |
| Zapłata odsetek | kredyty bankowe lub rozrachunki z bankiem | rachunek bankowy |
| Prowizja za udzielenie kredytu | rozliczenia międzyokresowe lub koszty finansowe | rachunek bankowy |
Nazwy i numery kont różnią się między firmami, dlatego tabela pokazuje sens zapisów, a nie konkretny plan kont.
W księgach odsetki obciążają wynik memoriałowo – za okres, którego dotyczą, nawet jeśli zapłacisz je później. W rachunku podatkowym liczy się zapłata. Powstaje różnica między wynikiem bilansowym a dochodem do opodatkowania, którą księgowy uwzględnia przy obliczaniu podatku, a w części firm także jako podatek odroczony.
Prowizja i wycena kredytu
Ustawa o rachunkowości przewiduje wycenę zobowiązań finansowych, w tym kredytów, według skorygowanej ceny nabycia. Przy tym podejściu prowizja może być rozliczana w czasie przez cały okres kredytu jako część kosztu finansowania. Mniejsze jednostki, zgodnie ze swoją polityką rachunkowości i zasadą istotności, często ujmują prowizję jednorazowo.
W rachunku podatkowym moment rozliczenia prowizji może się od tego różnić. Opis kosztów bankowych znajdziesz w artykule o tym, jak liczona jest prowizja za udzielenie kredytu.
Kredyt w rachunku bieżącym i kredyt walutowy
Kredyt w rachunku bieżącym to limit debetowy na koncie firmowym. Ujemne saldo rachunku na dzień bilansowy wykazuje się jako zobowiązanie z tytułu kredytu, a nie jako „ujemne środki pieniężne”. Odsetki pobierane przez bank z rachunku są zapłacone w dniu pobrania.
Przy kredycie w walucie obcej dochodzą różnice kursowe – przy wypłacie, spłacie i wycenie na dzień bilansowy. Ich ujęcie w księgach i w podatku opisują osobne przepisy, a waluta kredytu zwiększa ryzyko dla firmy, która nie ma przychodów w tej walucie.
Dokumenty, które powinien mieć księgowy
- Umowa kredytu z aneksami Określa kwotę, oprocentowanie, prowizję, harmonogram i zabezpieczenia.
- Harmonogram spłaty Pozwala rozdzielić ratę na kapitał i odsetki oraz podzielić saldo na część krótko- i długoterminową.
- Wyciągi bankowe Potwierdzają wypłatę, spłaty i zapłatę odsetek – to dowód momentu poniesienia kosztu.
- Zaświadczenie banku o saldzie Przydaje się na dzień bilansowy i przy badaniu sprawozdania.
Gdy chcesz z wyprzedzeniem oszacować, ile odsetek przypadnie na kolejne miesiące, skorzystaj z kalkulatora raty kredytu firmowego. Konkretne zapisy i politykę rachunkowości zawsze ustal z księgowym lub biegłym rewidentem – opis jest uproszczony.
Czytaj dalej
Zobacz też
Odsetki w kosztach
Odsetki od kredytu w kosztach firmy: kiedy są kosztem uzyskania przychodu, co z prowizją i kapitałem, kredyt…
Pomoc de minimis
Pomoc de minimis dla firm: limit 300 000 euro w trzech latach, jak liczyć okres, co się wlicza (także…
Kredyt czy leasing
Kredyt czy leasing dla firmy: kto jest właścicielem, jak rozlicza się VAT i koszty, ile wpłacić na start, jak…
Kredyt czy faktoring
Kredyt czy faktoring: czym różni się kredyt z banku od zaliczki na faktury, kogo ocenia bank, a kogo faktor…
Pytania
Najczęstsze pytania
Czy firma na ryczałcie księguje kredyt?
Ryczałtowiec prowadzi ewidencję przychodów i nie rozlicza kosztów, więc ani kredyt, ani odsetki nie wpływają na jego podatek. Nadal warto przechowywać umowę i harmonogram – bank zapyta o nie przy kolejnym wniosku.
Czy kredyt pokazuje się w rachunku zysków i strat?
Sama kwota kredytu nie. W rachunku zysków i strat pojawiają się tylko koszty finansowe: odsetki, a w zależności od polityki rachunkowości także prowizje.
Czy spłata kredytu przed terminem zmienia księgowanie?
Zmienia saldo i podział na część krótko- i długoterminową. Ewentualna opłata za wcześniejszą spłatę jest kosztem finansowym – jej rozliczenie podatkowe potwierdź z księgowym.